Travailler en équipe, c’est déjà pas facile facile… Alors télétravailler en équipe, cela devient vite un travail d’équilibriste. Une discipline pour laquelle le simple échange de mails s’avère très vite une prise de tête sans nom. Mais pas de panique si vous débutez en la matière, L’ARCHE n’est composée que de SPÉCIALISTES DU TRAVAIL EN ÉQUIPE (c’est même un peu notre grande force, l’adaptabilité en groupe) ! Et chacun a son petit chouchou concernant les outils collaboratifs de télétravail.

Voici donc notre Top 5 des outils de télétravail qui vont vous sauver la vie pour bien communiquer à distance avec vos collègues / clients / prospects…

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La GSuite, grande incontournable des outils de télétravail

Pour les néophytes, c’est G pour Google et Suite pour tous les outils en ligne de Google. Si vous n’avez jamais eu de messagerie Gmail, il est temps de vous y mettre. Tout un univers des possibles va s’ouvrir à vous pour votre télétravail. Au menu des réjouissances : 

• Google Docs : pour créer tous vos textes 
• Google Agenda : pour inviter à des rdvs et synchroniser les agendas de tout le monde (pratique pour savoir quand vos collègues sont dispos)
• Google Sheets : pour créer tous vos tableurs
• Google Slides : pour créer toutes vos présentations (c’est un powerpoint en ligne)
• Google Drive : pour ranger tous ces document et les partager avec tout le monde. 

Oubliez le temps (des cathédrales) où vous envoyiez un document word par mail et qu’on vous renvoyait le même document tout raturé que vous deviez corriger puis renvoyer. Ici,  il suffit d’ouvrir un fichier partagé, de travailler dessus à plusieurs, d’ajouter des commentaires, d’y répondre, de relire le document et c’est fini : rapidité, efficacité !

Les Gros Plus : 

• Fonctionnalités de collaboration en temps réel 
• Gestion des versions (possibilité de revenir sur une version précédente)
• Suivi des modifications
• Gestion personnalisée des accès (partage avec modification ou simple lecture)

Les Gros Moins : 

• Les outils “ressemblent” à ceux du Pack Office mais certaines fonctionnalités manquent. 
• Au bout d’un moment, vous allez manquer de place sur votre Drive avec vos quelques 15 GO gratuits. Heureusement, papa Google a pensé à tout : Google One ! Pour passer à 100/200 GO pour quelques euros…

Les autres alternatives : OneDrive (la version Drive de Microsoft) ou Dropbox (le pionnier du cloud). 

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Slack, quand les chaînes s’enchaînent

C’est l’un des outils de télétravail idéal pour communiquer en équipe en fonction des projets de chacun et pour créer une véritable culture d’équipe. 

Cette application de messagerie instantanée permet de gérer en quelques clics les conversations avec vos collaborateurs et prestataires. Chaque conversation est organisée sous forme de “chaînes”.

Une chaîne = un hashtag. 

Par exemple, vous intégrez vos collaborateurs pour la chaîne #dossierXYZ et toutes les personnes de cette chaîne pourront discuter ensemble. 

Il est également trés simple d’organiser des appels audios et/ou vidéos.

Les Gros Plus : 

• La possible intégration de nombreuses applications tierces comme Dropbox, Asana, Trello, Google Drive ou encore Twitter
• Le moteur de recherche intégré
• La visualisation des fichiers sous format PDF
• La personnalisation de l’interface (et notamment des avatars de chacun)
• La simplicité de changement d’équipe et de channels sur iOS
• Possibilité de discuter aussi en messages privés, hors des channels
• Le côté fun

Les Gros Moins : 

• Attention à ne pas créer trop de chaînes au risque de se laisser submerger, répondre aux mauvaises conversations, perdre (justement) le fil des conversations…
• Slack n’est pas un outil de gestion des tâches, ce n’est qu’un outil conversationnel
• L’obligation de passer en mode payant quand l’équipe grandit ou quand on veut accéder à plus d’historique de messages

Les autres alternatives : Teams (la version Slack de Microsoft) et Discord

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Discord, pour rester connectés

On entend parler que de cet outil depuis le début du confinement et pour cause : ce logiciel américain apprécié des joueurs de jeux vidéo a été utilisé par de nombreux professeurs en télétravail après la fermeture des établissements scolaires. 

Parfois surnommé le « Slack des gamers », Discord n’est plus seulement la nouvelle plateforme vedette des ados. Elle est également de plus en plus utilisée dans le milieu professionnel. Ce chat vocal et textuel tout-en-un gratuit, sécurisé, qui fonctionne sur PC et smartphone. Quelle différence avec Skype ou Messenger ? L’idée, c’est de créer ou de rejoindre des « serveurs », sorte de salons de chat où les utilisateurs se retrouvent et communiquent à l’écrit ou à l’oral (particulièrement utile lorsque vos mains sont prises par des manettes).

Chaque serveur a un fonctionnement et des discussions organisées par hashtags (appelées « channels ») propres à sa communauté.

Donc, me direz-vous, quelle différence avec Slack ? 

Le logiciel propose un système de « rôles », que l’on peut attribuer aux employés en fonction de leur position hiérarchique… avec les autorisations qui vont avec leur poste.

Les Gros Plus : 

• C’est un logiciel Freemium
• pas besoin de s’inscrire sur l’application pour écrire sur un channel ; un client peut donc tout à fait être invité sur une conversation, en voir tout le fil et le suivre en temps réel
• On peut discuter de vive-voix, en face-caméra ou non mais aussi partager son écran avec ses collaborateurs
• L’outil est très peu gourmand en performances (moitié moins que Slack). Il n’utilise aussi que très peu de connexion internet pour fonctionner.

Les Gros Moins : 

• Certains peuvent ne pas apprécier l’interface mais pas grand chose à redire…

Les autres alternatives : Teams (la version Slack de Microsoft) et Slack (bien sûr)

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Asana/Trello, la tâche, la tâche, la tâche

Asana et Trello, s’ils ne possèdent pas la même interface, possèdent plus ou moins la même fonctionnalité : gérer les tâches en équipe. Trés utile quand on chercher de bons outils de télétravail !

Ces outils de travail à distance vous permettent très facilement d’organiser et de classer les projets par ordre de priorité. Chaque fois que nous avons un besoin graphique (nouvelle image à publier sur les réseaux sociaux, mise à jour du site Internet, animation…), nous pouvons ainsi créer immédiatement une carte correspondant à la tâche dans Trello ou dans Asana. Vous lui assignez une date de rendu, une personne responsable et cette tâche se met dans l’agenda de la personne concernée.

Deux outils idéaux pour créer des calendriers éditoriaux. 

Les Gros Plus : 

• Sur Trello, l’espace collaboratif prend la forme de « boards » pour les projets ou clients et de « cards » pour les tâches. Trello permet ainsi de suivre l’avancée des différentes missions des prestataires en télétravail.
• La connexion de Trello à Slack est simple.
• En partageant ces outils de gestion avec  le client, il « voit » que cela avance. Et c’est très rassurant. 
• Sur Asana, le gros plus est la clarté de l’information. Quelque soit le nombre de tâches et d’informations, Asana permet de garder un espace de travail lisible.
• Contrairement à Trello, Asana offre de nombreuses vues différentes, des tris et des filtres permettant à chacun de naviguer dans l’information du projet selon son fonctionnement personnel et/ou ses besoins.

Les Gros Moins : 

• Sur Trello, La version de base gratuite n’offre qu’un choix restreint d’extensions.
• Sur Trello, un certain manque flexibilité avec notamment une seule vue. 

Les autres alternatives : Airtable, Avaza, Kanban Tool et bien d’autres..

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Monday, la gestion de projets des pros

 

Pour aller encore plus loin dans le télétravail que tous ces outils, vous avez Monday.com. Pourquoi ? Parce que Monday n’est pas qu’une plateforme de gestion de travail partagée, qui propose de simplifier la gestion du travail d’équipe et les projets.

Monday.com peut également être utilisé pour :

• Les Pipelines des ventes
• Les campagnes marketing
• Les processus de recrutement
• Les plannings de production de vidéo
• La gestion des tâches
• Le suivi de progression
• La stratégie produits
• Les processus opérationnels
• La conception design
• Le suivi des bugs
• La gestion d’événements
• Les plannings de construction

Les Gros Plus : 

• Une plateforme entièrement personnalisable
• Monday.com est très flexible pour s’adapter à toutes les modifications de vos plans de projet
• L’outil propose plus de 100 modèles différents de tableaux pour vous aider à tout gérer, de votre budget aux pipelines des ventes. Vous pouvez également personnaliser ces modèles pour vous les approprier totalement
• Intégration possible d’outils externes tels que Jira, Slack, Gmail ou Mailchimp 
• Automatisation de certaines tâches si elles sont répétitives

Les Gros Moins : 

• Pas vraiment intéressant quand on n’est que freelance ou qu’on ne gère pas d’équipe. C’est vraiment un outil pour un manager. 

Les autres alternatives : Planzone, Wrike, Smartsheet

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Photo de Une : Camille Brignol