Vous avez fait un beau travail graphique, vidéo, rédactionnel… et voilà qu’il vous faut l’envoyer à votre client. Le souci, c’est qu’il ne passe pas par mail. Comment envoyer, transférer, stocker, partager un fichier volumineux sans que sa qualité ne soit dégradée ? Et sans trop dépenser, aussi… L’ARCHE et les freelances de la communauté, bien habitués aux soucis de gestion de gros fichiers, vous donne leurs 5 outils préférés. Parce que travailler c’est bien mais livrer son travail dans de bonnes conditions, c’est mieux !

Comment envoyer des fichiers volumineux par mail ? 

Vous êtes un peu têtu ? Vous n’avez pas du tout confiance dans les différentes options de 🚗 “drive” ou de ☁️ “cloud”. Ou vous n’avez tout simplement pas trop envie de lire cet article jusqu’au bout…

Il est possible d’envoyer et de partager vos fichiers volumineux par mail. Mais avec certaines restrictions. La plupart des serveurs de messagerie ne vous permettent pas de recevoir ni d’envoyer des fichiers de taille supérieure à 20 ou 25 Mo (pour certains compte Exchange professionnels, c’est même parfois limité à 10 Mo) comme des vidéos de plus d’une minute ou des photos en haute résolution, voire des docs en pdf de plusieurs pages. 

Pourquoi ? Tout simplement parce que le stockage en ligne coûte cher et mobilise inutilement de la bande passante lorsqu’il s’agit de serveurs mail. Et que c’est l’argent qui fait tourner le monde, ma pov’ dame…

Mais si vous ne souhaitez plus recevoir le sempiternel “Message size exceeds fixed maximum message size” à chaque fois que vous essayez d’envoyer un email avec une grosse pièce jointe, il existe tout de même des solutions liées à votre email ! 

Compressez ou découpez vos fichiers volumineux pour mieux les partager

Face à cette limite des 20-25 Mo, il est possible de ruser. Par exemple, vous pouvez les découper en plusieurs fichiers via un utilitaire tel que Xtremsplit (Windows, gratuit) pour les envoyer dans plusieurs mails différents.

Vous pouvez également compresser ces fichiers trop lourds avec un utilitaire de compression, afin d’en réduire la taille. Que vous soyez sur Mac ou sur Windows, votre système d’exploitation a forcément son propre logiciel de compression intégré. Un logiciel qui a souvent ses limites en terme de puissance de compression. Vous pouvez alors vous tourner vers les programmes spécialisés à télécharger gratuitement (comme WinRAR ou tous les trucs en -Zip). Ou bien vers les compresseurs de fichiers en ligne, également très efficaces. 

Quel taux de compression selon la nature de vos fichiers volumineux ?

C’est la nature (et le contenu) d’un fichier qui va déterminer dans quelle mesure ce fichier peut être compressé. 

• Les fichiers texte, base de données et images BMP peuvent être compressés jusqu’à 90%,
• Les fichiers de programme peuvent être compressés jusqu’à 50%
• La majorité des fichiers vidéo et audio disponibles sur le net sont déjà compressés et les réduire encore plus en utilisant réduit énormément leur qualité. Il faut donc directement travailler la taille via vos programmes professionnels de création vidéo ou audio.  

Heureux les “clients” Gmail

Non, nous ne sommes pas des suppôts de Google mais il faut bien avouer que Gmail offre des solutions bien pratiques. Notamment pour l’envoi de gros fichiers. La version web (cela ne fonctionne pas avec l’application) de Gmail vous permet de stocker automatiquement les pièces jointes trop volumineuses dans Google Drive. Gmail détexte immédiatement une pièce jointe de plus de 25 Mo et va automatiquement la transformer en “lien” Google Drive.  Vos destinataires recevront alors dans le corps de votre mail un lien qui leur permettra de télécharger le fichier en question en un seul clic. 

Seul inconvénient (de taille) : il faut avoir la place de le stocker sur son Google Drive. Car seuls les 15 premiers Go de stockage sont gratuits… 

5 outils pour partager, stocker, envoyer vos fichiers les plus volumineux

Google Drive/Google One, le leader du stockage, du partage et de la modification collaborative

Si vous avez un compte mail Google, vous disposez automatiquement d’un compte Google Drive associé, avec 15 Go de stockage (utilisés également par Gmail et l’application Photos). 

L’intérêt n’est pas que dans le stockage mais aussi dans le partage. Google Drive permet de conserver des dossiers ou fichiers existants depuis votre ordinateur (photos, vidéos, pdf…). Mais aussi de créer des documents doc (l’équivalent de word), sheets (l’équivalent d’excel), Slides que vous pourrez ensuite partager et modifier avec plusieurs personnes. 

Et si 15 Go, cela n’est pas assez pour vous, passez à la version Google One : 100 Go pour 1,99€ / mois, 200 Go pour 2,99€ / mois ou 2 To pour 9,99€ / mois. 

Dropbox & co, les autres alternatives, côté stockage

Sur le même principe que Google Drive, Dropbox (qui a été longtemps leader en la matière) vous permet de stocker vos fichiers facilement en ligne. Et également de modifier ce documents depuis n’importe quel endroit, sur ordinateur comme sur smartphone, via l’application. 

Dropbox ne vous offre cependant que 2 Go de stockage dans sa version gratuite. Il propose 2 To pour 9,99 €/mois en version “particulier” et 5 To en version Business pour 10€ / mois par utilisateur. 

Autres alternatives en matière de stockage : pCloud qui offre 10 Go d’espace gratuit, Sync.com qui propose 5 Go d’espace gratuit et OneDrive qui propose aussi 5 Go.

Tous ceux qui finissent en -Transfer : We Transfer, Transfer Now et SwissTransfer

Pour transférer ses fichiers volumineux, il existe de très nombreuses alternatives en ligne. Très souvent, la version gratuite est largement suffisante pour l’usage qu’un professionnel peut en attendre. 

Le principe est simple : on s’inscrit (ou pas d’ailleurs), on uploade son fichier via le logiciel en ligne et cela envoie un lien de transfert à son destinataire qui, comme Mission Impossible, s’auto-détruit au bout d’un certain temps (heureusement, ça n’explose pas, quand même…). 

Dans la famille des solutions en ligne qui finissent en -transfert, je demande donc : 

• WeTransfer : Il était le 1er sur le marché. WeTransfer gratuit permet d’envoyer des fichiers jusqu’à 2Go. Dans sa version payante, WeTransfer permet d’envoyer des documents allant jusqu’à 20Go. Un simple lien de téléchargement sera transmis au(x) destinataire(s) afin qu’ils récupèrent le fichier. L’on peut s’inscrire pour avoir accès à plus de fonctionnalités. Le lien du téléchargement est actif pendant 7 jours.
• Transfer Now : Le plan TransferNow Invité qui est totalement Gratuit offre une limite de 4 Go par transfert. Vous obtenez un lien de transfert personnalisable, valable 7 jours. Vous pouvez programmer/différer l’envoi d’un transfert.
• Swiss Transfer : Comme son nom l’indique, ce service suisse vous aide à transférer vos gros fichiers. envoyer jusqu’à 25 Go de fichiers en une seule fois, le tout gratuitement et sans qu’il ne soit nécessaire de s’inscrire. Tous les fichiers envoyés sont stockés une trentaine de jours avant d’être supprimés des serveurs. Dans les paramètres avancés, vous choisissez la durée de validité du lien (de 1 à 30 jours) et le nombre de téléchargements autorisés (de 1 à 200). La plate-forme offre deux possibilités pour le partage : soit par e-mail directement, soit en générant un lien d’accès que vous devrez ensuite partager manuellement.

File Mail : 50 Go pour partager vos fichiers volumineux, qui dit mieux ?

Parce qu’il y a toujours mieux, plus gros, FileMail est en train de se faire son “trou” dans le business des logiciels de transfert en ligne. Il faut dire que les avantages sont multiples : 

• La version gratuite permet de transférer jusqu’à 50 Go de fichiers.
• Les données restent accessibles en ligne durant une semaine pour un nombre illimité de téléchargement. 
• Vous avez la possibilité de créer un mot de passe de protection, obligatoire pour télécharger le fichier. 
• Filemail propose de partager les fichiers par email, mais s’avère également capable de générer un lien.
• Filemail, le service dispose d’applications de bureau, mais aussi d’extensions pour Outlook ainsi que d’applications mobiles.
• Il est également possible d’intégrer le logiciel Filemail directement sur le site de l’entreprise. Ainsi, lors d’envoi de gros fichiers par les clients, l’entreprise les reçoit directement sur son site web sans passer par le logiciel. Cela permet encore de gagner en productivité.

Smash : illimité, qui dit encore mieux ? Personne ? 

Smash est un outil français, développé par Slack (on vous en a parlé ICI, si jamais…). 

Son énorme plus ? Il permet de transférer sans limite de poids et sans publicités commerciales. La suppression du fichier uploadé a lieu au bout de 7 jours au maximum. Il donne la possibilité de diffuser des contenus promotionnels de votre entreprise  pendant le temps de téléchargement de vos fichiers. 

Seule contrepartie demandée : attendre un certain temps avant que son lien de téléchargement ne soit créé, quand on est utilisateur “gratuit”. Au-dessus de 2 Go, la priorité est en effet donné aux utilisateurs Premium, qui disposent d’autres avantages, dont un historique des transferts, des options de personnalisation supplémentaires et une disponibilité des fichiers jusqu’à 365 jours. 

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